MEMBUAT BERITA ACARA


Sangat sulit untuk memberitahu semua orang, apabila mereka mendapati suatu penyimpangan ketentuan, aturan, prosedur, kebiasaan dan sebagainya yang ada dalam organisasi, maka mereka harus mem-Berita Acara-kan itu. Mereka cenderung untuk mempermasalahkan secara lisan, membicarakan kepada orang lain dan akhirnya membentuk opini publik yang cenderung semakin jauh dari kenyataan sebenarnya dan mengarah kepada ‘pembunuhan karakter’ atau fitnah.

Ketika organisasi menjadi semakin besar, semakin berbahaya sebuah komunikasi yang melenceng dari faktanya. Membuat Berita Acara adalah hal yang penting untuk mengumpulkan fakta – fakta: siapa saja yang terlibat (pelaku, korban, saksi), di mana (lokasi kejadian), kapan (hari, tanggal, jam), kronologis kejadian, dugaan penyebab dan rekomendasi tindakannya. Dengan membuat Berita Acara, kita meminimalkan opini yang cenderung subjektif (karena setiap orang benar menurut pandangannya sendiri).

Mengapa orang tidak mau membuat Berita Acara?
1.  Mereka terbiasa enak dengan mengungkapkan pikiran dan perasaan mereka secara verbal dan tidak mau repot untuk mengungkapkan fakta – fakta penting;
2. Mereka takut untuk mengungkapkan fakta karena pada dasarnya faktanya tidak mendukung opini mereka (mereka sedang berfantasi menurut keinginan mereka dan lebih baik tidak membuat Berita Acara yang bisa menyebabkan mereka jatuh dalam kesulitan)

Mengapa Berita Acara menjadi penting untuk perusahaan?
1.   Berita Acara memuat fakta – fakta yang bisa dipelajari kapan saja (melalui penyimpanan yang benar) dan memberikan suatu gambaran kejadian apa adanya untuk menjadi bahan pembelajaran
2.    Berita Acara akan memandu kita membuat sistem dan prosedur untuk meningkatkan proses kerja yang efisien dan efektif.

3.  Berita Acara akan menjadi cikal bakal untuk sebuah organisasi menjadi Learning Organization.