Sangat sulit
untuk memberitahu semua orang, apabila mereka mendapati suatu penyimpangan
ketentuan, aturan, prosedur, kebiasaan dan sebagainya yang ada dalam
organisasi, maka mereka harus mem-Berita Acara-kan itu. Mereka cenderung untuk
mempermasalahkan secara lisan, membicarakan kepada orang lain dan akhirnya
membentuk opini publik yang cenderung semakin jauh dari kenyataan sebenarnya
dan mengarah kepada ‘pembunuhan karakter’ atau fitnah.
Ketika organisasi
menjadi semakin besar, semakin berbahaya sebuah komunikasi yang melenceng dari
faktanya. Membuat Berita Acara adalah hal yang penting untuk mengumpulkan fakta
– fakta: siapa saja yang terlibat (pelaku, korban, saksi), di mana (lokasi
kejadian), kapan (hari, tanggal, jam), kronologis kejadian, dugaan penyebab dan
rekomendasi tindakannya. Dengan membuat Berita Acara, kita meminimalkan opini
yang cenderung subjektif (karena setiap orang benar menurut pandangannya
sendiri).
Mengapa orang
tidak mau membuat Berita Acara?
1. Mereka terbiasa
enak dengan mengungkapkan pikiran dan perasaan mereka secara verbal dan tidak
mau repot untuk mengungkapkan fakta – fakta penting;
2. Mereka takut
untuk mengungkapkan fakta karena pada dasarnya faktanya tidak mendukung opini
mereka (mereka sedang berfantasi menurut keinginan mereka dan lebih baik tidak
membuat Berita Acara yang bisa menyebabkan mereka jatuh dalam kesulitan)
Mengapa Berita
Acara menjadi penting untuk perusahaan?
1. Berita Acara
memuat fakta – fakta yang bisa dipelajari kapan saja (melalui penyimpanan yang
benar) dan memberikan suatu gambaran kejadian apa adanya untuk menjadi bahan
pembelajaran
2. Berita Acara akan
memandu kita membuat sistem dan prosedur untuk meningkatkan proses kerja yang
efisien dan efektif.
3. Berita Acara akan
menjadi cikal bakal untuk sebuah organisasi menjadi Learning Organization.
